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第八章 文书礼仪（第1页）

第八章文书礼仪

我们这里所指的文书，是指礼仪文书，它是社会组织、企事业单位或有关部门与广大公众加深了解、密切关系、沟通感情、交流信息的书面形式。它既是公关部门、社会企业、部门组织与广大公众沟通信息的传播载体，也是一种礼仪行为。

一、信函礼仪

业务信函也就是所谓公函，是为开展各项业务而用的。此种信函在古代时候已经有所应用，但不太普遍，而在现代社会的运用则极为广泛，尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展，各类业务用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。

业务信函因业务的不同而有许多种，一般来说，各种信函都有自己的独特之处。但是，这些信函也有相当的共同之处，其中最大的特色是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。

业务信函的一般要求是：其的内容完全取决于业务的性质，比起私人信函来，其内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时，即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。

业务信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人，你可以称“XXX先生”或“XXX女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。在西方此类信函，在上述称谓的前边加“亲爱的”，我国习惯上加“尊敬的”一类。如果想建立持续的业务联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向。比如我国中式的，可以直接改称“XX兄”，或省去姓写“XX先生”。

业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或“小姐”），且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称，如“经理先生”、“主持人小姐”、“编辑女士”一类均是。假如以职务相称有些滑稽，如“消费者投诉处理科科长先生”一类，就不如直接称“尊敬的先生”。此外，这种情形下不能用太过泛泛的称谓，否则可能收不到效果，比如“有关人士台鉴”，“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然，如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名，要更好一些。

结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“XXX先生”，落款就是连姓带名的“XXX”；称呼是不带姓的“XX先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的业务用函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。

一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此二项也有比较严格的要求。

下面介绍对几种信函的要求：

1．推荐信礼仪

这是单位或个人介绍某人担任某项职务或工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位；收信人一般是某个组织或单位，也有私人，比如推荐任某人的私人秘书、助手、合作者等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度上也要适当，要留有余地，不可强人所难。下面是鲁迅致许寿裳推荐郑振铎的信：

季弟兄：

去年寄拳一函并医院账目，想早达览。近闻郑君振铎，颇有不欲久居燕大之意，此君热心好学，世所闻知，倘其投闲，至为可惜。因思今年秋起，学院不知可请其教授文学否？既无色彩，又不诡随，在诸生间，当无反对者。以是不揣冒昧，贡其愚忱，当其有当，尚希来择，将来或直接接洽，或由弟居中介绍，均无不可。如何之处，且希示复也。专此布达，并请教安。

弟飞顿首

一月九日夜（1935年）

2．邀请信礼仪

这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容都比较简单，但措辞要讲究，既要诚恳，又不能让对方觉得像是要挟。收到邀请的人无论应约与否，都要及时回复。此时，邀请信的发出时间也要多加注意。下边这封信是宋庆龄邀请蔡元培参加会议的信：

于民先生大鉴：

送启者，本会定于九月初开会讨论反帝非战问题，各国著作家、新闻记者多来出席。本会并邀请各团体代表。

中国国民党支部等参加，夙先生对于反帝非战素具同情，谨请于本会开会时指导一切。毋任感祷，专此奉达即颂

台安！敬候赐覆。

反战大会临时筹委会主席

宋庆龄

（1933年）8月13日

3．商洽信礼仪

这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是在个人间还是在组织间，首次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切，采取征询的口吻，不能显出强加于人的样子。下面是陶行知致郑先文商讨生物学教学的信：

我现在想和你讨论发展晓庄生物学之方针。一般学校研究生物学的方法，除了读死书外，如果有实验，便是杀生。教师变成屠户；生物馆不啻为死尸陈列所。晓庄生物学应该注重养生。我们的责任在指导孩子和生物做朋友，认识它，爱护它，研究它，等它死了再把它陈列出来，作为永久之纪念。我希望你把十分之九的经费用在养生上，造成一个生气勃勃的生物园。这是小学生物学之康庄大道，你照这样进行是没有错的。祝你康健，祝小朋友快乐。祝

众生各得其所。

4．聘任信礼仪

前述邀请信和这里的聘任信一样，其功用都有另一种应用文样式可代替，即请柬和聘书。不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重、恳切。请人任职，可以发聘书，但为对受聘者表示器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。聘任信在建国前的社交场合中曾比较流行；当今的外企、合资企业以及其他一些机构也有用聘任信的；随着我国尊重人才风气的完善和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。聘任信写来要充分体现诚意，其内容最要紧的是写明拟聘担负的职务、责任以及报偿等。

下面一信是陶行知致张亚生的邀请信：

亚生吾兄：

接读一月二十一日来函，藉悉有心研究内燃发动机，至为钦佩！

育才学校有自然科学组，欢迎大驾任职，待遇面商，总能使你生活安定，不比现在少。您一面完成机器构造，一面帮助国家培养科学幼苗。专此欢迎。

陶行知

二月三日（1940年）